رزومهساز متنی
ورود
تا چه اندازه با مفهوم دفتر مدیریت پروژه آشنایی دارید؟
هرچه تعداد و حجم پروژههای که قرار است یک سازمان به سرانجام برسد بیشتر می‌شود، به همان نسبت پیچیدگی‌ها نیز بیشتر می‌شوند. بر همین اساس مهم است که فردی در سازمان تمامی فرآیندها، تغییرات، پیچیدگی‌ها و مخاطرات را بررسی کرده و بر مبنای پارامترهای مذکور تصمیم‌گیری کند. در سازمان‌های بزرگ، مدیران اجرایی وظایف مهم مختلفی دارند که مانع از آن می‌شود تا بتوانند به تمامی امور رسیدگی کنند. علاوه بر این، مدیر پروژه‌ها نیز هر یک مسئولیت‌های خاص خود را دارند. بر مبنای این تعریف در سازمان‌هایی که عهده‌دار انجام پروژههای چندگانه هستند، چه نهادی مسئولیت پیگیری و به سرانجام رساندن وظایف سنگین را دارد؟ پاسخ دفتر مدیریت پروژه است.
دفتر مدیریت پروژه چیست؟
در هر سازمانی دفتر مدیریت پروژه، شرح وظایف، قدرت و مسئولیت‌های مختلفی دارد که هر یک بسته به سازمانی تعریف خاص خود را دارند. اما در حالت کلی، دفتر مدیریت پروژه یکی از بخش‌های دایمی یک سازمان است. بخشی که مسئولیت هماهنگی و متمرکز کردن تمام پروژه‌ها را عهده‌دار است. از مهم‌ترین وظایف دفتر مدیرت پروژه باید به برنامه‌ریزی برای نمونه‌کارهای پروژه، توسعه استانداردهای پروژه‌ها و استراتژی‌های مختلف، آموزش نیروهای جدید، نظارت، پشتیبانی و هدایت پروژههای مستقل اشاره کرد.
وظایف دفتر مدیریت پروژه چیست و چرا مدیر پروژه به آن نیاز دارد؟
دفتر مدیریت پروژه نظارتی کلی بر پروژه‌ها دارد، برنامه راهبری کلی سازمان را می‌داند و تضمین می‌کند که پروژه‌ها مطابق با برنامه راهبردی سازمان دنبال می‌شوند. در حالت کلی دفتر مدیریت پروژه وظایف زیر را عهده‌دار است:
- مدیریت سبد پروژه‌ها با استفاده از تکنیک گروه‌بندی، انتخاب و اولویت‌بندی پروژه‌ها بر مبنای برنامه راهبردی سازمان، منابع در دسترس و کمک به ساده کردن فرآیند تصمیم‌گیری مربوط به پروژه‌ها برای مدیر پروژه
- برنامه‌ریزی منابع در سطح پایه، بهینه‌سازی استفاده از منابع و حل اختلافات موجود با هدف کاش مخاطرات
- نگه‌داری از اطلاعات نیروهای در حال فعالیت، به ویژه در زمینه شناسایی ظرفیت و تخصیص پروژه‌ها بر مبنای مهارت‌های نرم و فنی
- استانداردسازی روش‌ها و فرآیندهای مدیریت پروژه برای مدیر و سایر اعضا تیم‌ها
- انتخاب، آموزش و پیاده‌سازی نرم‌افزارها برای نیروهایی که در قالب تیم‌ها عهده‌دار انجام وظایف هستند.
- شفاف‌سازی روند انجام پروژههای فعلی از طریق به‌روزرسانی اطلاعات مرتبط با پروژه
- تشویق پرسنل تیم‌ها به برقراری ارتباط با یکدیگر
- بررسی خطاهای به وجود آمده در پروژههای قبلی با هدف آماده‌سازی اطلاعات کامل و پیشگیری از بروز خطاهای احتمالی
- ارزیابی پیشرفت پروژه‌ها و کنترل عوامل تاثیرگذار بر منابع، هزینه‌ها و جدول به‌روزرسانی پروژه
- فراهم‌سازی پشتیبانی مدیریت و عملکیاتی برای مدیران و تیم‌ها پروژه با هدف حل اختلافات
مزایای دفتر مدیریت پروژه برای مدیر پروژه چیست؟
سعی کنید در دفتر مدیریت پروژه، پرسنلی را استخدام کنید که متخصص باشند، معرفی‌نامه‌های معتبری داشته باشند و نسبت به وظایف و مسئولیت‌های خود آگاهی کامل دارند. وجود این افراد در دفتر پروژه‌ها باعث می‌شود تا روند انجام کارها شتاب بیشتری پیدا کند. از مهم‌ترین مزایای راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
- نظارت بر دسترسی منابع و استراتژی سازمان با هدف پیاده‌سازی کارهای موفق و انجام درست کارها
- یکپارچه‌سازی روش انجام پروژه‌ها و استانداردسازی استفاده از یک نرم‌افزار واحد در سازمان
- کاهش مسئولیت‌های مدیر پروژه با هدف تمرکز روی انجام پروژههای بیشتر و دقیق‌تر
- بهبود ارتباط میان اعضا تیم‌ها و خود تیم‌ها با یکدیگر
- انتقال دانش کارآمد با هدف کم کردن خطاها و به‌کارگیری بهترین الگو برای انجام کارها
- بهبود بهره‌وری، افزایش کیفیت و کاهش خطاهای پروژه‌ها
کلام آخر
بدون اغراق باید بگوییم زمانی که یک دفتر مدیریت پروژه را آماده‌سازی می‌کنید این شانس را پیدا می‌کنید که پروژههای بیشتری را با توجه به برنامه‌های راهبردی سازمان مدیریت کنید. دفتر مدیریت پروژه اجازه می‌دهد پروزه‌های جدید را با منابع در دسترس و با صرفه‌جویی در هزینه‌ها به سرانجام برسانید. با توجه به این‌که هزینه اجرای پروژه‌ها کم می‌شود، پروژه‌ها کمتری با شکست روبرو می‌شوند که در نهایت رضایت‌مندی مشتری را به همراه دارند. در نگاه اول داشتن دفتر مدیریت پروژه ممکن است قابل رویت نباشد، اما در بلندمدت شاهد پیشرفت‌های متعددی در روند انجام کارها خواهید بود. در حالی که دفتر مدیریت پروژه سودمندی زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد، اما فراموش نکنید که یک مدیر پروژه تنها زمانی قادر به انجام درست وظایف خود است که به ابزارها و منابع کاملی دسترسی داشته باشد. یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی که مدیران پروژه با آن روبرو هستند، زمانی است که پروژه به لحاظ زمانی و بودجه عقب است، در این حالت دفتر مدیریت پروژه برای کنترل زیان قادر است راه‌حل‌هایی به مدیر پروژه ارائه کند، علاوه بر این به مدیر پروژه در انتخاب درست متدلوژی که بر مبنای آن قادر به انجام کارها است کمک فراوانی می‌کند.
به این مطلب چند ستاره می‌دهید؟(امتیاز: 4.5 - رای: 1)
۶ زمینه تخصصی داغ در حوزه مشاغل شبکه
مشاغل شبکه خواندن ادامه مطلب
